Le choix du fournisseur approprié ne se résume pas à la lecture d'une simple liste de prix. Ce choix dépend de multiples facteurs tels que le rapport qualité-prix, la fiabilité et le service. La stratégie de votre entreprise influera directement sur la façon dont vous apprécierez ces différents facteurs...

Tout d'abord, le postula de base concernant votre choix est que, vos meilleurs fournisseurs doivent être ceux qui vous offrent les produits et services correspondant à vos besoins de de base et plus encore... Ainsi, votre choix doit être guidé par la certitude que vos besoins vont au-delà de la seule envie de payer pour ce que les fournisseurs veulent vous vendre.

Votre choix ne doit être guidé que par la volonté de répondre à un besoin clé. Si votre souhait est de maximiser votre réactivité à livrer certains de vos clients, les fournisseurs les plus rapides à vous livrer obtiendront une meilleure note que ceux se battant uniquement sur le prix. 

De plus, afin de maximiser le temps consacré par vos services sur ces tâches d'évaluation et de classement, il est intéressant de focaliser son intérêt sur la qualité de son portefeuille fournisseur plutôt que sur le nombre. Il sera plus intéressant de cibler ses efforts sur un nombre trié sur le volet de fournisseurs, plutôt que de disperser ses troupes à faire des appels d'offres sur un catalogue pléthorique d'offreurs. 

L'objectif d'un appel d'offres est de structurer la consultation d'un ensemble de fournisseurs présélectionnés afin qu'ils transmettent une proposition commerciale et technique répondant aux besoins exprimés par l'entreprise. En permettant de comparer les propositions des partenaires potentiels suivant différents critères, l'appel d'offres s'utilise aussi bien pour la fourniture de produits que de services. Il ne doit pas être réservé aux grandes entreprises... 

Appel d'Offres : Dans quel cadre devez-vous l'utiliser ? La mise en oeuvre d'un process de consultation réalisé autour d'un appel d'offres est couteuse et lourde à la fois dans sa phase de préparation, de réalisation et de dépouillement. À partir de ce postulat, il est donc judicieux de réserver cet exercice aux achats stratégiques (promesse de réduction de tarif, renforcement de la qualité, sécurisation des approvisionnements... 

Lorsqu'un appel d'offres met en concurrence des fournisseurs nouveaux avec ceux historiquement dans la place, c'est l'opportunité pour le département Achats de potentiellement mettre en cause tout ou partie de la "mécanique" existante (délai, qualité, tarif...)

Bien évidemment, la mise en oeuvre d'un process d'appel d'offres ne peut intervenir que dans le cas ou vous êtes en mesure de solliciter un panel de fournisseur suffisamment large et précédemment sélectionné. 

Attention : Un appel d'offres trop précis aux contours offrant peu de l’attitude peut avoir pour conséquence de limiter les retours attendus. 

L'Analyse des Offres

Les réponses des fournisseurs reçues et validées, un comparatif muti-critères permet de faire apparaitre les fournisseurs qui seront en short-list. La constitution de cette liste d'élus est mise en oeuvre sur la base d'un process en deux temps. L'étape première de présélection est réalisée sur la base de critères à caractère éliminatoire (compétence technique particulière, équipements industriels spécifiques, localisation géographique...).

La seconde étape consiste à comparer les offres restantes pour un choix final. Clairement formalisée, l'analyse finale servira à communiquer sur le choix final non seulement en interne, mais également vis-à-vis des fournisseurs non retenus.

La qualité comme critère de choix

Lorsque le premier critère de sélection est la qualité du produit ou du service désiré, il est impératif de par parfaitement maîtriser le sujet évoqué. Les entreprises pour qui ce critère est impérieux apprécient de travailler avec des fournisseurs dont les systèmes de management et les pratiques qualités sont clairement définis. La certification Iso est souvent recherchée, car elle démontre la capacité de l'entreprise à répondre aux besoins de ses clients de manière optimale.

Ne négligez pas le Coût global d'acquisition

Second critère possible dans une démarche de recherche, la sélection par le coût global d'acquisition. Obtenir de ses fournisseurs un chiffrage détaillé des coûts d'acquisition d'un produit et service permet de comparer plusieurs offres entre elles et de mieux apprécier l'homogénéité de certaines offres par rapport à d'autres (conditions de règlement, incoterms,...)

L'exigence du délai

Dans un contexte de production mondiale à flux tendu, le délai est un élément clé de la compétitivité d'une entreprise. Délais de livraison, de mise à disposition, de mise en service sont des critères clés pour sélectionner des fournisseurs. S'assurer que le fournisseur choisi dispose d'un système logistique lui permettant de livrer à l’heure et, en cas de besoin, être capable de stocker est un élément clé de choix. 

Il n'est pas très compliqué de faire une liste exhaustive de ce qui fera qu'un fournisseur aura ou n'aura pas d'intérêt pour vous. Cependant, en matière d'achats, les "lapalissades" sont toujours bonnes à prendre : 

• La Fiabilité - Un fournisseur défaillant vous rend directement défaillant vis-à-vis de vos clients.
• La Qualité - longtemps le prix a été un focus fort des services achats. La qualité doit être une constante. La perception de vos clients sur ce que vous livrez est de votre responsabilité et impact tout naturellement votre image.
• Le Rapport qualité-prix - Il est indispensable pour vous de rechercher à la fois qualité et fiabilité. Vous devrez ainsi veiller au bon équilibre entre le prix que vous êtes prêt à payer et le produit acquit.
• Des fournisseurs communiquant - À l'impossible nul n'est tenu !. Le problème d'un retard ou d'une non-qualité n'est pas dans un premier temps le point le plus problématique d'une situation. Vos fournisseurs doivent savoir tout vous dire et vous prévenir d'un retard avant que vous soyez en mesure le constater vous-même ou d'une rupture dans la chaîne de qualité
• La solvabilité - validez la solidité financière de vos fournisseurs.  

Si après de nombreuses semaines voir plusieurs mois, vous disposerez d'une liste crédible de fournisseurs, vous êtes alors en mesure d'automatiser votre processus d'appels d'offres et gagner ainsi iun temps précieux pour vos acheteurs.

Après avoir fait le choix des fournisseurs avec lesquels vous souhaitez travailler, vous êtes en mesure de négocier les modalités de collaboration et établir le contrat qui permettra une collaboration durable.