Rien de plus dépaysant qu'un tableau de bord d'avion. Il en est clairement de même pour quiconque découvre brutalement les tableaux de bord d'une entreprise où les différents indicateurs présents nécessitent une parfaite maîtrise du métier pour être compris ou interprétés. Cependant, nous arrêterons là toute comparaison aéronautique, le pilotage d'une entreprise ne nécessitant d'avoir constamment les yeux rivés sur le niveau de carburant, la direction à prendre ou l'altitude à maintenir.

Des indicateurs très différents par métiers...

Les différentes informations permettant la production d'indicateurs sont issues d’un système d’information de gestion qui permet de suivre les principaux paramètres liés à l'activité de l'entreprise. Il y a autant d'indicateurs pertinents que de métiers présents dans l'entreprise. 

• Comptabilité et Finance : chiffre d’affaires, marge brute, excédent brut d’exploitation, trésorerie, besoin en fonds de roulement, seuil de rentabilité…
• Marketing et Vente : carnet de commandes, nombre nouveaux clients et de clients actifs, montant moyen d’une commande, coût d’acquisition client (*), pipeline de prospection, taux de transformation, part de marché…
• Ressources humaines : évolution des effectifs et répartition par grandes fonctions, taux d’absentéisme, nombre de sous-traitants, nombre de jours de formation, climat social…
• R&D, Production et Qualité : quantités produites ou sous-traitées, taux de retour, capacité de production, stock en volume et en valeur, nombre de réclamations clients, rotation des stocks…

Ces indicateurs produisent des variantes en fonction du secteur d'activité et de la maturité d'exploitation de l'entreprise. Le tableau de bord d’une entreprise fabriquant et commercialisant des instruments de musique de prestige sera bien différent de celui d’une start-up du biomédical. 

Au commencement il y avait Excel. Mais ça, s'était avant !?... Utiliser un logiciel de Gestion des Achats permet de créer et de mettre à jour une base de données dans laquelle est consigné tout ce qui se rapporte à la gestion des achats de votre entreprise.

Pour ceux équipés d'un ERP, les fonctions achats existantes peuvent suffire dans un premier temps. Mais très vite, un département Achats se sentira à l'étroit et préfèrera une solution dédiée et parfaitement intégrée au back-office de l'entreprise. Construction, structuration et Pilotage budgétaire, contrôle et suivi des factures, des commandes et des livraisons.... Votre solution logicielle de gestion des achats sera utile, quelle que soit la taille de votre entreprise...

Quelles solutions logicielles Achats sur le marché ?

Plus de 70% des acheteurs ont recours à Excel pour concevoir leurs tableaux de suivi des commandes et planifier leurs besoins. Cette solution est quasiment gratuite et simple d’utilisation. Pourtant, ce tableur légendaire n’est pas la solution. Excel est adapté aux très petites entreprises dont le processus d’achat reste simple. Pour les entreprises de plus grande taille, Excel est un handicap quotidien en créant un manque de visibilité et des lacunes pour le bon fonctionnement de la politique Achats de l'entreprise.

Les éditeurs de solutions logicielles Achats ont acquis une grande maturité sur un marché en pleine expansion. Ceux-ci proposent des solutions complètes facilitant la centralisation ou la décentralisation des données par ces mécanismes de consolidation. 

Près de 30% des entreprises se déclarent utilisatrices d'une solution logicielle de gestion des achats. Ce chiffre est en progression constante, mais montre le niveau de sous équipements des entreprises françaises.

La bonne maîtrise de la qualité de la donnée est aujourd'hui un enjeu majeur de stratégie et le Big DATA met en évidence son intérêt sur l'ensemble des départements des entreprises. En devenant la matière première de la production de valeur des entreprises de demain, la quête de la qualité et de la pertinence de la donnée n'échappe pas aux départements achats.

Efficacité

• Marge commerciale : Comme la force de vente, les acheteurs contribuent à la marge de l’entreprise, ils doivent donc eux aussi être challengés sur son amélioration.
• Gain sur achats (écart au budget / écart variation vs marché / écart première proposition vs négociation finale) : À choisir suivant celui qui semble le plus pertinent selon l'activité et la maturité de l'organisation.
• Le pourcentage de non-conformité fournisseur vs les exigences des cahiers des charges et des commandes livrées en temps et en heure.

Efficience

• Pourcentage de livraison hors processus (sans bon de commande, sans mise en concurrence) : toutes les parties prenantes se conforment elles aux procédures mises en place ?
• Nombre de fournisseurs référencés par articles : Trouver l'équilibre entre sécurisation des approvisionnements et massification
• Commandes urgentes vs commandes normales : Révélateur de la bonne définition des besoins et de la pertinence des prévisions

Productivité

• Coût moyen par commande (nombre et valeur de commande / acheteur) : pour maîtriser les coûts d’approvisionnement

Achats Responsables

• Délais de paiement fournisseur : permet de s’assurer de remplir les obligations légales et d’optimiser la trésorerie
• Le pourcentage d’appels d’offres réalisé en coûts complets : les économies les plus importantes sont au niveau des coûts cachés (coûts communs partagés, stockage, non qualité, usage…)
• Le pourcentage d’appels d’offres prenant en compte des critères RSE : vous répondrez à des attentes sociétales fortes et consolidez la relation avec vos fournisseurs par la gratification des bonnes pratiques