Les contrats sont les fondements de votre relation professionnelle. Pour optimiser la bonne compréhension des obligations qui régissent deux organisations, il est indispensable de proposer aux équipes en charge de la gestion des contrats dans l'entreprise, des solutions numériques. 

Oubliez les armoires de stockages et les allées fraîches des sous-sols de l'entreprise et rendez la gestion de vos contrats performante. 

Consultable par tous les services de l'entreprise, la gestion de vos contrats devient accessible pour les Achats, les Ressources humaines, le service Jridique, le Commerce, la DSI ou la Comptabilité. 

Minimiser l'ensemble des risques pouvant menacer l'organisation et l'équilibre économique de votre entreprise est un élément clé de votre Gestion des Contrats.

Essentiel au bon fonctionnement de l'entreprise, la gestion des contrats permet de faire face à la une évolution naturelle de la collaboration Client/Fournisseur. 

Les fournisseurs sont toujours plus présents dans la réussite de votre entreprise face à vos marchés clés, les clients exigent toujours plus de transparence et de traçabilité, les consommateurs sont de plus en plus présents et influents.

Dans un marché toujours plus concurrentiel, le contrat fait l'objet de toutes les négociations. Exigences et revendications sont de plus en plus présentes tout au long du cycle de vie d'un contrat, de sa genèse jusqu'à son terme. 

L'utilisation de fonctionnalités logicielles dédiées à la gestion des contrats dans le prolongement d'une démarche de structuration des achats devient une évidence.

1 - Une multitude d'Acteurs 

Employés, Clients, Fournisseurs, Actionnaires ou Investisseurs...toujours plus d'acteurs internes ou externes à l'entreprise impliqués dans le processus contractuel. chaque "acteur" peut être amené à valider la partie du contrat qui le concerne.

Gérer la validation et la traçabilité de votre process contractuel autour d'un process unifié maximise les temps de validation et sécurise le résultat final...

2 - La multiplicité des types de contrats

Les clauses et conditions générales sont génératrices d'exigences complexes. Des modifications de clauses sont parfois nécessaires mais il est aussi possible de ces mêmes changements aient un impact global sur les contrats en cours. 

Sans une approche centralisée autour d'une solution globale, difficile d'avoir une vue d'ensemble sur les contrats affectés...

3 - Des exigences réglementaires hétéroclytes

Pouvoir déterminer avec précision le droit qui sera applicable aux contrats avec un tiers est un casse tête toujours plus présent dans une économie toujours plus modialisée. Connaitre et comprendre les impacts contractuels d'un contrat permet de mieux sécuriser une future relation. 

Tracer et consigner les alternatives contractuelles facilite la rédaction des clauses juridiques et minimise les risques de collaboration...

4 - Une présence accrue des services juridiques

Les périodes de fusions/Acqusitions sont des changements majeures au sens contractuel du terme. 

Centraliser sa gestion des contrats et être en mesure de manipuler des modèles de contrats et des clauses paramétrables vous rendra plus agile. Votre direction juridique pourra apporter rapidement les corrections et évolutions nécessaires. 

5 - Toujours plus d'exigences règlementaires

Les changemernts réglementaires affectent les contrats. Avoir une vue d'ensemble facilite la prise en compte de la gestion des risques et des conformités dans l'entreprise. Le développement d'un business à l'internationnal maximise les risques de non conformité contractuelle (BREXIT, RGPD...).

En cette période incertaine, il semble raisonnable d'imaginer que vos contrats futurs, et même certains contrats de vos contrats actuels, se dotent d'une clause de force majeure qualifiant la situation de pandémie et leurs conséquences, d'évènement de force majeure permettant aux parties défaillantes de suspendre, dans un cadre préalablement et contractuellement défini, aux obligations mutuelles des deux parties. Il convient à ce titre de définir clairement la durée de la suspension voire l'annulation des relations dans l'hypothèse d'un empêchement définitif. Pour rappel, la force majeure, dont les contours sont définis dans l'article 1218 du Code civil est constituée à la réunion de trois critères :

• l'extériorité de l'évènement qui échappe au contrôle de l'entreprise
• l'imprévisibilité de l'évènement, qui s'analyse au vu de la date de conclusion du contrat
• l'insurmontabilité, à savoir la capacité de l'entreprise concernée à limiter les effets de l'évènement perturbateur. 

Il semble de même intéressant d'imaginer la mise en place de clauses dites "d'imprévision", permettant à la partie défaillante de renégocier les termes du contrat (selon l'article 1195 du Code civil) afin de réduire l'impact financier de l'empêchement.

Pour rappel, l'imprévision peut être constatée lorsque l'existence même du contrat se trouve bouleversée par des évènements imprévisibles et extérieurs allant au-delà du simple aléa économique.

Attention ! La victime d'imprévision se doit de continuer à exercer sa mission contractuelle et ses obligations lors de la phase de renégociation sous peine de voir le contrat annulé. 

Nous ne le répèterons jamais assez. Il est important de procéder méthodiquement et avec toutes les précautions d'usages lors de la rédaction d'une telle clause. En cas de non-équilibre entre droits et obligations des parties, ou faute de réciprocité, l'article L. 442-1 du Code de commerce peut permettre l'annulation d'une telle clause.

Les relations humaines sont complexes et les relations entre collaborateurs et services ne sont pas toujours idylliques. Imaginer que les relations entre deux organisations étrangères l'une à l'autre se dégradent avec le temps, ne semble pas être de la fiction.

Avec le temps, les relations Acheteur/Fournisseur peuvent se compliquer pour de multiples raisons, objectifs divergents, delta de croissance entre organisations importants, coups de canif sur différents sujets ayant érodé la confiance...

Ainsi, les motifs de séparation ne manquent pas. La fidélité de cette relation pourrait être considérée comme un atout pour travailler sur un nouveau départ. Mais pas toujours ! Se séparer d'un fournisseur demande toujours de se poser les bonnes questions.

Dans le cas d'un soyhait de rupture, il est important de ne pas confondre vitesse et précipitation. Faites dans un premier temps un bilan sur les raisons de continuer l'aventure ou de la stopper. Cet exercice simple vous permettra de poser votre décision - attention, une décision hâtive pourrait vous mettre en difficulté. Avant de se séparer, quid du remplaçant ? 

Lorsque vous allez prendre la décision de vous séparer de votre fournisseur, pensez à être irréprochable dans la continuité de la relation avant son terme. Vous éviterez des procédures juridiques longues et couteuses.

Travaillez sur la compromission. Vous résoudrez rapidement les freins de cette séparation par l'écoute et la franchise. 

La relation avec votre fournisseur peut inclure de l'outillage, du savoir-faire et même des brevets. Pensez à faire l'inventaire avant toute vélléité de séparation. C'est à la fin de la foire que l'on compte les boeufs...

Nous avions précédemment évoqué la croissance non uniforme, avec le temps, entre vous et votre fournisseur. Pensez aux conséquences de votre séparation sur la santé financière de votre fournisseur. Sa disparation suite à votre rupture contractuelle pourrait vous rendre partiellement ou totalement responsable juridiquement. 

Pensez à la durée de préavis nécessaire à votre décision... Risque une rupture abusive de vos relations commerciales est bien plus fréquent. Le principal objet pouvant être retenu par les tribunaux est la "croyance légitime dans la continuité des relations". Vous êtes fournisseur d'un tiers et la rupture ne semble pas avoir été faite de façon claire et formalisée. La rupture de sa relation avec son fournisseur n'est pas une faute. C'est la manière dont celle-ci a été réalisée qui peut être remise en cause et de facto, punissable par la loi.

Dans votre démarche de séparation, la Direction Achats doit impérativement tenir compte de la durée de la relation commerciale et respecter une durée minimale "respectable" de préavis, celle-ci pouvant se baser sur les usages ou accords interprofessionnels.

Lorsque la relation commerciale est effective, le préavis couramment pratiqué est d’un mois par année de relation. Mais attention, il n'existe pas de règle d'or et ce préavis peut être très variable. En effet, la dépendance de votre fournisseur et la durée de sa relation avec vous sont des facteurs complémentaires qui font de la durée du préavis un "object" hautement aléatoire. 

Face à de telles difficultés en matière d'estimation sur le préavis à mettre en place dans un processus de rupture, le législateur est intervenu en précisant "qu'en cas de litige entre les parties sur la durée du préavis, la responsabilité de l'auteur de la rupture ne peut être engagée du chef d'une durée insuffisante dès lors qu'il a respecté un préavis de 18 mois". 

Cette position éclairée du législateur milite pour un préavis d'au minimum cette durée. D'autant plus qu'en cas de préavis insuffisant, votre fournisseur sera en droit de demander des indemnités basées sur la perte de marge brute sur couts variables ou toute autre cause liée à son image par exemple. 

De votre côté, en tant qu'acheteur, vous devez rester vigilant et vous assurer ponctuellement que votre fournisseur ne représente pas un pourcentage de chiffre d'affaires significatif auprès de vous afin de pallier à toute situation de dépendance économique préjudiciable en cas de rupture de vos relations.

Afin d'éviter des situations de dépendances rendant la situation d'une séparation difficile, sachez qu'en tant qu'acheteur, la remise en concurrence systématique de vos fournisseurs par le biais d'appels d'offres peut caractériser l'absence de relations commerciales établies.

Ainsi, en remettant chaque année vos fournisseurs dans une situation de précarité, vous vous mettez à l'abri de difficiles séparations.

Attention : La raison peut faire la conclusion !

La raison de votre souhait de clore votre relation avec un fournisseur peut influer directement sur la durée du préavis, rendant celui-ci moins déterminant sur le résultat de votre séparation.

Si votre fournisseur n'a pas été en mesure d'exécuter ses obligations contractuelles, vous pouvez invoquer l'annulation du contrat pour faute. Il faudra bien évidemment caractériser la nature des dites fautes, laisser du temps à votre fournisseur pour remédier à celles-ci, avant de pouvoir légitiment dénoncer votre contrat et ses obligations.

Pensez à contractualiser les différents points détaillés ci-avant. Un cadre contractuel permettra ainsi, tant à l'acheteur qu'au fournisseur, de connaitre, dès le commencement de leur relation commerciale, les conditions d'exécution et de terminaison de celle-ci.